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Sistema Integral de Gestión de Documentación e Información (SIGEDI)

Descripción:
El sistema SIGEDI es una herramienta, que ayuda a mantener actualizada la información de los expedientes de los clientes manejados en una empresa, el sistema permite tener organizado el expediente de acuerdo a un plan de clasificación creado para la empresa; en el cual se describe el contenido de los expedientes, en su composición de unidades documentales compuestas y simples y los demás niveles de organización del expediente. Es el reflejo del contenido físico de un expediente en una forma automatizada y que tiene la facilidad de acceder a la información del mismo, para mantenerlo actualizado al día a día; además de proporcionar una forma rápida para ubicar más fácilmente el expediente en la ubicación física.
Además permite controlar el estado actual de las unidades de los expedientes, para la evaluación del cumplimiento de las reglas del negocio, en cuanto a los requerimientos de información que debe poseer cada expediente.

FUNCIONES

BENEFICIOS

- Mantener perfiles establecidos de usuarios para el acceso al sistema, con los permisos correspondientes.

- Administración : de servicios tales como la activación de alertas para préstamos y para vencimiento de unidades documentales del expediente del cliente; de los usuarios del sistema; de préstamos de las unidades documentales de los expedientes.

- Generación del plan de clasificación de la empresa, a partir del cual se pueden crear las plantillas del contenido de los diferentes expedientes de clientes.

- Creación de fichas para la captura de los datos generales de identificación del expediente.

- Ingreso, consulta, modificación de los expedientes de los clientes.

- Indexación de imágenes al expediente.

- Generación: de Etiquetas para la rotulación de los ampos o carpetas, en las que se mantiene el expediente; Reportes de Rendimiento para los usuarios digitadores, con el objetivo de obtener una medición de la producción diaria de los mismos; de Visualización de las imégenes indexadas al expediente.

1-El sistema permite almacenar para cada expediente la ubicación física en la que se encuentra dentro del CEGED o fuera de de modo que al necesitar un expediente para consultas, actualizaciones, préstamos; se consulta en el sistema la ubicación física del mismo para así facilitarlo de una forma rápida y ágil.

2-Tener el expediente del cliente en una forma automatizada y disponible en forma rápida y oportuna, para la disposición de los encargados del CEGED; encargados de realizar las actualizaciones de los mismos. Además de recibir alertas anticipadas sobre el vencimiento de las unidades

3-Generación de Reportes de Estado, vencimientos, inexistencias de las unidades documentales de los expedientes de los clientes.

4-Mantener en forma digitalizada el expediente de los clientes, indexándole imégenes a las unidades documentales, de forma que están en modo accesible.

5-Accesibilidad de la información en forma oportuna y ágil.

6-Tiempo de respuesta más rápido, al obtener un expediente solicitado.

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